Hallituksen kokous 11.03.2007

Läsnä

  • Tapio Lehtonen, pj. ja sihteeri
  • Petri Salmela
  • Raija Polojärvi
  1. Kokouksen aloitus

Kokous alkoi 18.03. Paikalla on kolme jäsentä, eli kokous on päätösvaltainen.

  1. Tilinkäyttö

Tilinkäyttö on nyt kiireellisesti selvitettävä. On lasku, joka pitäisi maksaa 17.3.2007.

Koska rahastonhoitajaa ei saatane valittua näin nopeasti, Petri Salmela lupautui väliaikaiseksi rahastonhoitajaksi hoitamaan nämä kiireellisest laskut, ja hallitus päätti nimittää Petrin väliaikaiseksi rahastohoitajaksi. Petri tarvitsee verkkopankkitunnukset, salasanat yms. ja mitä nyt tilinkäyttöön tarvitaan. Hallituksen käsitys on, että yhdistyksellä on verkkopankkitunnukset eli tilin käyttö onnistuu niillä kunhan ne jostain löytyvät.

Petri Salmela pyytää tarvittavat paperit yms. edelliseltä rahastonhoitajalta.

Rahastonhoitajaa ryhdytään rekrytoimaan jäsenistä. Jos ei vapaaehtoisia löydy, ostetaan palvelu tilitoimistosta. Tilitoimiston laskua varten budjetoidaan 150 euroa, tällä hinnalla pitäisi tilinpäätöksen syntyä. Jäsenvastaava tehköön jäsenmaksuista yhden viennin kirjanpitoon, jotta tilitoimisto ei joudu selvittämään suurta kuittimäärä, eli kuitti per L-A:n jäsen. Tilitoimisto laskuttaa per kuitti.

  1. Webbisivut

Webbisivut eivät ole ajan tasalla, esimerkiksi hallituksen kokoonpanona on vieläkin vuosi sitten kevätkokouksessa valittu hallitus. Tarkoitus on jättää vanhat sivut ennalleen ja tehdä uudet sivut, ja uusien sivujen tultua toimintakuntoon vaihdetaan www.linux-aktivaattori.fi osoittamaan uusiin sivuihin. Sitten kun vanhoilta sivuilta on tiedot saatu talteen, voidaan ne hävittää.

Admin-tiimi rakentaa webbisivuja ja raportoi edistymisestä kuukausittain.

Admin-tiimi tehköön webbisivuille mahdollisuuden paikallisten Linux-käyttäjäkerhojen pysyvälle webbiosoitteelle, esimerkiksi Porixille muotoa http://linux-aktivaattori.fi/porixi.

  1. Rekrytointi

Jäsenistä rekrytoidaan aktivisteja seuraaviin tehtäviin:

  • Rahastonhoitaja. Huolehtii rahaliikenteestä. Laatii tilinpäätöksen. Tilinpäätös oltava valmis 4 viikkoa ennen kevätkokousta.
  • Kevätkokouksen järjestäjät. Tarvitaan kaksi työntekijää, hallitus koordinoi kokouksen järjestelyä. Lisäksi kokouksen ajaksi saatetaan tarvita apureita, järjestäjät ilmoittavat myöhemmin.
  • Admin-tiimi. Tehtävänä on yhdistyksen IT-järjestelmien kehittäminen ja ylläpito. Tekeillä on uusi webbiserveri, johon seittisivusto tehdään Drupalilla. 1 Tarvittaisiin kolmisen kappaletta aktiiveja, ja pitää opetella käyttämään työkaluja tai jopa osata ennestään. Petri Salmela on jo Admin-tiimissä.
  • Paikallisyhdistysten yhdyshenkilö. Pitäisi järjestää vaikkapa paikallisyhdistysten tapaaminen, ja ainakin tarjota L-A:n apua yhdistyksille. Esimerkiksi pysyvä webbiosoite muotoa linux-aktivaattori.fi/paikallisyhdistyksenimi/ , ei siis webbitilaa, tuo osoite vain.

Näyttäisi ettei ole postituslistaa joka tavoittaisi kaikki L-A:n jäsenet. Siispä rekrytointiviesti tai ainakin tieto mistä rekrytointiviestin voi webistä lukea on lähetettävä jokaiselle jäsenelle erikseen. Jäsenten sähköpostiosoitteet ovat tiedossa, joten jäsenvastaava järjestää postituksen. Muu hallitus avustaa jos tarpeen.

  1. Sähköpostituslistat

On ollut sekaannusta hallituksen käyttämistä sähköpostilistoista. Tästä lähtien hallitus@linux-aktivaattori.fi on hallituksen sisäiseen keskusteluun. Kokouskutsut, pöytäkirjat yms. julkiset asiat lähetetään board-public-list@linux-aktivaattori.fi -listalle. Listalle meni jo joku vanha pöytäkirja, tämä pöytäkirja myös jahka kokouksen läsnäolijat ovat hyväksyneet kokouksen kulun mukaiseksi.

Seittisivustosta olisi oltava löydettävissä luettelo yhdistyksen sähköpostilistoista. Luettelosta ilmettävä listan käyttötarjoitus ja liittymis- sekä eroamisohjeet. Jäsenvastaavan olisi nähtävä kuka on tilannut mitäkin sähköpostilistaa.

Mahdollisesti sähköpostilistoja on liikaa, ehkä niitä voisi karsia?

Ne pöytäkirjat jotka Tapio Lehtonen kirjoittaa ovat tehty SGML-tiedostoina, tarkemmin sanottuna DebianDoc. Saa tuotettua .txt, .html, .rtf yms. tiedostomuotoina.

  1. Yhdistysrekisteri

Yhdistysrekisteriin voi ilmoittaa uudet yhteystiedot ja nimenkirjoittajat sähköisesti. Käytetäänkin tätä tapaa, lieneekö halvempikin ilmoittaa näin (maksoi 10 euroa kirjeitse ilmoittaa). Mutta tähänkin tarvitaan ne päätepankkitunnukset, koska yhdistysrekisteri autentikoi käyttäjän päätepankkitunnuksella.

Puheenjohtaja tai sihteeri hoitaa, riippuen siitä kumpi päätepankkitunnukset saa.

Uudet säännöt tulevat voimaan sitten kun ne on yhdistysrekisteriin lähetetty ja yhdistysrekisteri on ne hyväksynyt, mihin voi mennä aikaa kuukausia. Eli hoidetaan kevätkokous vanhojen sääntöjen mukaan, kokouksen jälkeen tullevat uudet säännöt voimaan.

  1. Vuosikokous

Vuosikokous järjestetään voimassa olevien sääntöjen mukaan, eli ne säännöt jotka ovat webbisivulla nähtävissä. Vuosi sitten hallituksen käsittelemät säännöt tulevat voimaan vasta tämän kevään vuosikokouksen jälkeen.

Hallitus päätti suunnitella vuosikokousta 19. päiväksi toukokuuta Turuxin järjestämän Avoimien Ohjelmien Päivän yhteyteen. Koska L-A:n jäseniä lienee tulossa AOP:hen, kannattaa samalla Turun reissulla hoitaa L-A:n vuosikokouskin.

Kokouksen järjestäjiksi ilmoittautuvat jäsenet työstävät tarkemmat yksityiskohdat.

  1. Seuraava kokous

Seuraava kokous pidetään nettikokouksena viikon päästä, eli maaliskuun 18. päivä kello 17. - 18.

  1. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 19.03.

Luokat: