Hallituksen kokous 18.03.2006

Kohteesta Linux-aktivaattori
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Aika ja paikka

Kokous pidettiin hallituksen Jabber-huoneessa 18. maaliskuuta 2006 klo 12.

Läsnä

  • Tero Kuusela (vt. puheejohtaja)
  • Fabian Fagerholm (hallituksen jäsen, sihteeri)
  • Antti Kaihola (hallituksen varajäsen, rahastonhoitaja)
  • Martin-Éric Racine (tilintarkastaja)

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 12:14.

2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

3. Edellisten kokousten pöytäkirjojen hyväksyminen

4.2.2006 pidetyn kokouksen pöytäkirja puuttuu. 21.1.2006 pidetyn kokouksen pöytäkirjaa ei hyväksytty eriävien tulkintojen takia. Hyväksyttiin 3.3.2006 pidetyn kokouksen pöytäkirja.

4. Ilmoitusasiat

Ei ilmoitusasioita.

5. Taloustilanne

Tilin saldo: 438,32+

DebConf5-tilin saldo: 2.083,77+

17.2. jälkeen tullut 40€ jäsenmaksuja.

6. Tilannekatsaus

  • Jäsenrekisterin ja palvelimen ylläpito
    • Wolfille lähetetty sähköposti palvelimen ylläpidosta ja sähköpostialiasten muutoksista. Vastausta ei saatu. Todettiin, ettei sähköpostialiasten muutoksia ole tehty.
    • Admin-tiimin jäsenellä Petri Salmelalla ei ole pääsyä palvelimelle.
    • Päätettiin muuttaa jäsenhakemuslomake lähettämään hakemukset info-osoitteeseen sekä Antille. Antilla on pääsy jäsenrekisteriin.
  • DebConf5-paketit ja -ylijäämä
    • Sponsoripaketit vielä lähettämättä.
    • Ylijäämä siirretään alkavalla viikolla.
    • Saatekirje valmis, viimeinen tarkistuskierros jäljellä.

7. Jäsenhakemusten käsittely

Toni Spets hyväksyttiin uudeksi jäseneksi.

8. Tilintarkastajan lausunto

Tilintarkastajan lausunto ei ole valmis johtuen viime hetken epäselvyyksistä maksamattomien jäsenmaksujen kohdalla.

Käytiin läpi tilintarkastajalle luovutettua materiaalia ja selvitettiin kuinka kirjanpito on laadittu. Hallitus päätti hyväksyä kirjanpidon käytännön maksamattomien jäsenmaksujen kohdalla.

9. Jäsenkokouksessa jaettavan materiaalin hyväksyminen

Tällä hetkellä saatavilla oleva jäsenkokouksessa jaettava materiaali hyväksyttiin sellaisenaan.

Vuoden 2004 vuosikertomus ei ollut valmis. Päätettiin, että Fabian Fagerholm koordinoi sen kirjoittamista ensi hallituksen kokoukseen mennessä.

Tilintarkastajien lausunnot vuosista 2004 ja 2005 lisättiin materiaalilistaan puuttuvina.

10. Jäsenkokouksen mahdollisen tarjoilun järjestäminen

Antti tuo veden- ja kahvinkeittimen sekä niihin tarvittavat tee- ja kahvitarvikkeet.

Tero ja Fabian tuovat voileipätarvikkeita.

11. Jäsenkortit 2006

Antti tekee tulostettavan tiedoston jossa on jäsenien kortit. Aschwin tulostaa tiedoston. Kortit jaetaan ja laminoidaan jäsenkokouksessa kylmälaminointitaskuilla, joita Aschwin ja/tai Antti tuovat.

12. Muut asiat

Hallitus kokoontuu seuraavan kerran Jabber-kokoukseen 8.4 klo 12.

Tilintarkastaja antaa alustavan lausuntonsa sähköpostitse hallitukselle ensi viikon alussa (20.3.). Jos lausunto vaatii lisäselvityksiä tai jos muuten on siihen tarvetta, vt. puheenjohtaja kutsuu ylimääräisen kokouksen koolle.

13. Tehtävien jako

  • [Fabian 18.3.] Päivitä vuosikokouksen www-sivu.
  • [Martin-Éric 18.3.] Lähetä DebConf5-saatekirje tarkistettavaksi Aschwinille ja Andreas Schuldeille.
  • [Martin-Éric 20.3.] Lähetä tilintarkastajan lausunto hallitukselle sähköpostitse.
  • [Petri (Salmela) 22.3.] Yhteydenotto Wolfiin koskien palvelinta ja sähköpostialiaksia.
  • [Fabian 8.4.] Kirjoita vuoden 2004 vuosikertomus ensi jäsenkokousta varten. (Tarvittava informaatio: dokumentit/vuosikokoukset/2005/kevat/gmm_spring_2005.sxi)
  • [Tero 8.4.] Selvitä vaihtoehdot vuosikokouksen jälkeistä hauskanpitoa varten.
  • [Tero 20.4.] Muistuta jäsenkokouksen materiaalin ja jäsenkorttien tulostuksesta.
  • [Antti 20.4.] Valmista tulostettava jäsenkorttitiedosto.
  • [Aschwin 20.4.] Hanki keltaista paperia jäsenkorttien tulostusta varten.
  • [Antti, Aschwin 20.4.] Selvitä, onko L-A:lla muovitaskuja kylmälaminointia varten. Jos ei, osta niitä.
  • [Aschwin 21.4.] Tulosta jäsenkortit keltaiselle paperille.
  • [Tero, Fabian 22.4.] Tuo voileipätarvikkeita vuosikokoukseen.
  • [Antti, Ascwhin 22.4.] Tuo jäsenkokoukseen muovitaskuja kylmälaminointia varten.
  • [Antti 22.4.] Tuo kahvin- ja vedenkeitin sekä tee- ja kahvitarvikkeet vuosikokoukseen.

Martin-Éric Racine poistui tämän kohdan aikana klo 14:35 hyväksyttyään tehtävänsä.

14. Kokouksen päättäminen

Kokous päätettiin klo 14:58.

Liitteet

Liite: Selventävä keskustelu koskien maksamattomien jäsenmaksujen kirjanpitokäytäntöä