Hallituksen kokous 8.1.2005

Kohteesta Linux-aktivaattori
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Aika

Lauantai 08.01. kello 13:00

Paikka

Aschwinin asunto, Turku

Läsnä

Hallituksen jäsenet:

  • Aschwin van der Woude, puheenjohtaja
  • Anders Biström, sihteeri
  • Maria Pinjanainen
  • Tero Kuusela

Muut läsnäolijat:

  • Minna Kuusela

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 13:18.

2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi, koska paikalla oli riittävän monta hallituksen jäsentä ja koska kokous oli kutsuttu koolle ajoissa.

3. Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin muutoksitta.

4. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen

Edellisen, 08.10. pidetyn, kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin.

5. Saapuneen postin läpikäynti

  • Useita mainoksia
  • Joulukortti Sakari Arolle, lähettäjänä SOT
  • Tiliote lokakuulta, 29.10. tilillä 434,28 €
  • Tiliote marraskuulta, 30.11. tilillä 454,28 €
  • Tiliote joulukuulta, 31.12. tilillä 472, 69 €
  • Petriltä tullut 20 € tuntemattomasta syystä, pyydetään selvitystä

6. Ilmoitusasiat

  • Palvelimemme kovalevy on vioittunut, Aschwin valtuutti Wolfin ostamaan tarvittaessa uuden

7. Hallituksen ja toimihenkilöiden roolien määrittely

Hallitus

  • Yhdistyksen edustaja Suomen lain mukaisesti
  • Pyrkii toteuttamaan yhdistyksen toimintasuunnitelmaa
  • Tekee kiireelliset päätökset
  • Tekee taloutta koskevat päätökset
  • Tekee lyhytaikaisesti vaikuttavat päätökset
  • Pyrkii antamaan jäsenistölle mahdollisuuden kommentoida päätöksen kohteeksi tulossa olevia asioita ja ottamaan huomioon jäsenistön mielipiteet päätöksenteossaan
    • Erityisesti jäsenistöä on kuultava kauaskantoisia ja yhteistyöasioita koskevia päätöksiä tehtäessä
  • Vastaa jäsenkokousten järjestelyistä

Yhdistyksen puheenjohtaja

  • Linux-Aktivaattorin pääasiallinen edustaja
  • Koordinoi organisaatiota kokonaisuutena
  • Tiedottaa jäsenistölle tapahtumista Linux-Aktivaattorin sisällä vähintään kahdesti vuodessa
  • Kutsuu koolle hallituksen kokoukset

Yhdistyksen varapuheenjohtaja

  • Ottaa vastuulleen puheenjohtajan tehtävät tämän ollessa estynyt
  • Pysyy tietoisena tapahtumista organisaatiossa ja Linux-Aktivaattorin suunnitelmista

Yhdistyksen sihteeri

  • Laatii muistiinpanot hallituksen kokouksista
  • Ylläpitää jäsenrekisteriä
  • Pitää kirjaa jäsenmaksuista
  • Tarkistaa yhdistyksen postilaatikon viikoittain

Yhdistyksen rahastonhoitaja

  • Varmistaa, että laskumme tulevat maksetuksi ajoissa
  • Hoitaa yhdistyksen kirjanpidon
  • Pitää hallituksen ajan tasalla yhdistyksen taloustilanteesta ja talouden näkymistä
  • Käyttää yhdistyksen tiliä hallituksen valtuuttamien tilisiirtojen tekemiseen
  • Laatii tilinpäätöksen kevätkokouksiin sekä tulo- ja menoarvion syyskokouksiin

8. Toimihenkilöiden valinta

  • Yhdistyksen puheenjohtaja: Aschwin van der Woude, valittu vuosikokouksessa
  • Yhdistyksen varapuheenjohtaja: Tero Kuusela
  • Yhdistyksen sihteeri: Minna Kuusela
  • Rahastonhoitaja: Päätetään seuraavassa hallituksen kokouksessa

Minna lisätään hallituksen postilistalle. Anders luovutti yhdistyksen postilaatikon avaimet Minnalle.

Rahastonhoitajapäätös jätettiin seuraavaan kokoukseen. Parhaana vaihtoehtona pidetään muutenkin aktiivista jäsentä ja Aschwin halusi vielä kysyä joidenkin halukkuutta. Maria ilmaisi olevansa tarpeen vaatiessa käytettävissä. Samoin Marian sisko on edelleen olemassa vaihtoehtona, mutta hän ei ole aktiivijäsen.

9. Hallituksen kokousten aikataulu

Kaikki hallituksen jäsenet eivät olleet paikalla, joten päätettiin laatia ehdotus ja esittää se hallituksen postilistalla. Päätös tehdään, kun kaikkia hallituksen jäseniä on ensin kuultu. Ehdotetaan seuraavaa:

Hallituksen kokous järjestetään helmikuusta lähtien joka toisen kuukauden ensimmäisenä lauantaina alkaen kello 16:00. Lisäksi järjestetään hallituksen kokous maaliskuun 19. päivä kevätkokouksen valmisteluja varten.

Hallitus järjestää lisäksi maaliskuusta alkaen Jabber-kokouksia joka toisen kuukauden ensimmäisenä lauantaina alkaen kello 16:00.

10. Vuoden 2005 kevätkokous

Vuoden 2005 kevätkokous pidetään lauantaina 2. huhtikuuta.

Jokainen hallituksen jäsen tiedustelee mahdollisia paikkoja kokouksen järjestämistä varten. Tarvitsemme tilaa 15-20 henkilölle. Paikka päätetään seuraavassa kokouksessa.

Seuraavassa kokouksessa jaetaan myös tehtävät kevätkokouksen valmisteluihin liittyen.

11. Vuosien 2003-2004 maksamattomat jäsenmaksut

Sihteeri selvittää jäsenmaksujen tilanteen laittaessaan jäsenrekisterin ajan tasalle.

12. Kevät- ja syyskokousten tarkistuslista

Pyrimme laatimaan listat muistettavista asioista kevät- ja syyskokouksia varten.

Päätettiin viedä tämä keskustelu policy-listalle.

13. Linjaukset

Päätettiin linjausten hyväksyntään johtavasta prosessista seuraavaa:

Linjausehdotus valmistellaan policy-listalla, jossa keskustelu siitä tulee aloittaa ehdotusluonnoksella. Hallitus päättää linjausehdotuksen hyväksymisestä luonnokseksi. Lopulta luonnoksen hyväksyy linjaukseksi jäsenistön kokous.

Linjaus postilistojen käytöstä jätettiin pöydälle teknisten ongelmien estäessä pääsyn tarpeelliseen materiaaliin. Päätettiin pyytää Fabiania lähettämään ehdotusluonnos policy-listalle.

Päätettiin, että ylläpitäjätiimi laatii linjausehdotuksen toiminnasta ongelmien ilmetessä Linux-Aktivaattorin tarjoamissa palveluissa ja lähettää tämän policy-listalle.

Päätettiin linjauksesta IMAP- ja verkkosivutilan tarjoamisesta palvelimellamme, ettei tätä voida tarjota nykyisellä laitteistollamme.

14. FLUG-yhteistyö

Seuraavia ehdotuksia tuli esiin mahdollisina tapoina tiivistää yhteistyötä FLUGin kanssa:

  • Varmistetaan FLUGin palvelut omalla palvelimellamme ja meidän palvelumme FLUGin palvelimella
  • Järjestetään yhteistyössä Avoimien ohjelmien päivä 2005
  • Otetaan käyttöön postilista yhteistyökeskusteluja varten, kenties linux.fi-domainin alla
  • Järjestetään tapaaminen päivällisen merkeissä Helsingissä
  • Järjestetään yhteinen chat-tilaisuus
  • Laaditaan konkreettinen ehdotus linux.fi-domainin käytöstä

Lisäksi FLUGin hallitus on tietojemme mukaan suunnitellut vierailua Turkuun, todennäköisesti jonkin Turuxin tapaamisen yhteydessä. Järkevimmät kuukaudet tämän toteuttamiseen lienevät helmi- ja maaliskuu.

Yllä olevista ideoista keskustellaan tarkemmin FLUGin kanssa.

15. Pankin vaihtaminen

Aschwin ja Tero kävivät kysymässä tarjouksia Aktiasta ja Handelsbankenista. Nämä vaikuttivat hintojen puolesta varsin tasavertaisilta ja edullisemmilta kuin tällä hetkellä käyttämämme Nordea. Sekä Aschwin että Tero suosittelivat tilin siirtämistä Handelsbankeniin.

Päätettiin avata Handelsbankenissa tilit Linux-Aktivaattorille ja DebConf5-tapahtumalle. Samalla lopetetaan tili Nordeassa.

16. Muut esille tulevat asiat

Jäseneksi liittyminen

Ehdotettiin parannusta liittymisprosessiin. Päätettiin laittaa JoinOrg-sivulle lista tiedoista, jotka lähtetään yhdistyksen sihteerille jäsenhakemuksena. Myöhemmin toteutetaan parempi ratkaisu verkkolomakkeen muodossa.

Sähköpostin poistaminen arkistosta Novellin pyynnöstä

Teknisten ongelmien vuoksi viestiä ei ole vielä poistettu. Tämä tullaan tekemään niin pian kuin mahdollista.

Aschwinin maksamat vuosikokouksen kustannukset

Aschwin maksoi vuosikokouksen kukstannukset omista varoistaan. Päätettiin, että Aschwin lähettää listan kuluista hallituksen postilistalle ja tämän perusteella päätetään, mitä Linux-Aktivaattori kuluista korvaa.

Kulujen maksaminen jäsenille yhdistyksen varoista

Kun jäsen valtuutetaan hoitamaan yhdistyksen toimintaan liittyviä tehtäviä, joihin voi sisältyä kuluja, päätetään tapauskohtaisesti summa, johon saakka Linux-Aktivaattori kulut korvaa.

Typo3:n käyttöönotto

Projekti on loppuvaiheissaan ja Aschwin toivoo Typo3:n olevan käytössä tammikuun loppuun mennessä.

Maanantain DebConf5 IRC-kokous

Kukaan paikalla olijoista ei uskonut pääsevänsä mukaan kokoukseen. Aschwin kysyy pääsisikö Wolf edustamaan Linux-Aktivaattoria.

17. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 16:34.